Automatizálj, automatizálj, automatizálj......de miért?  
Esettanulmány egy könyvelőprogram váltásról

A digitalizáció korában már a csapból is ez a frázis folyik. A digitalizáció és automatizáció fontos, de nem elengedhetetlen. Lehet nélküle is boldogulni, de érdemes? Nézzünk meg egy konkrét esetet arról, hogy hogyan állhat át egy könyvelő telepített könyvelőprogramról egy online, böngészőből futtatható rendszerre.

Vegyünk egy kisebb könyvelőirodát, ahol 3 könyvelő dolgozik és összesen 60-70 ügyféllel, akiknek 80%-a kis és középvállalat, átlagosan havi 50 bejövő és 20 kimenő számla forgalommal, 20%-uk egyéni vállalkozó, többségük KATÁS. Az ügyfelek többsége online számlázó programot használ, és bejövő számlákat is elektronikusan, pdf-ben küldik.

Két évvel ezelőttig az ügyfelekkel felével havonta személyesen találkoztak, hiszen a számlákat, bankot így kapták meg. Szerencsére egyre több lett az elektronikus úton leadott könyvelési anyag, ami egyre kényelmesebb lett.

Ekkor találkoztak a NetAccounting rendszerével, aminél az első pillanatban azt érezték, hogy passzol az ő munkamódszerükhöz és ügyfeleik igényeit is ki tudja szolgálni.

Nagyon tetszett nekik, hogy a képernyőket testre tudják szabni, minden könyvelő kolléga asztalán azokat a funkciók vannak kiemelve, amelyeket, ő legtöbbet használ. Például, a vezető belépést követően egyből látja a kollégák által felvitt és kész ÁFA bevallások számát.
Az ügyfelek, aki eddig is digitálisan adták le anyagiakat gyorsan átálltak arra rendszerre, hogy a NetAccounting rendszerbe belépve közvetlenül küldjék el anyagaikat könyvelőjüknek. Csak kiválasztják a küldött dokumentumok fajtáját (kimenő vagy bejövő számla) és ráhúzzák a dokumentumokat a megfelelő mezőbe. Ha az összes számlát feltöltötték abban a hónapban akkor azt egy kattintással jelezhetik a könyvelőnek a megfelelő rubrika kipipálásával. A könyvelő a számlákat már rögzítve és iktatva kapja meg, a NAV XML adattal párosítva, a számla képét látva. Nem kell az xml-el bajlódni, hiszen az automatikusan párosítva lesz a számla képével. Ha ez valamilyen okból nem történik meg, akkor validálás után kapja vissza a számlákat ugyanilyen párosított formában. A könyvelőnek már csak ellenőrizni kell a kapott tételeket.

Kimenő számláknál még ennél is egyszerűbb a helyzet, hiszen az ügyfél használhatja a NetAccounting saját számlázó rendszerét, ami naprakész számlaszinkront biztosít, de Számlázz.hu és Billingo szinkronizációt is támogat a rendszer. 

A banki adatok importjánál is egyszerűen működött a kapott cvs fájlok feltöltése, de pár hónapja már egy ennél is profibb bővítmény került bevezetésre. Az Agregg8-tel az ügyfél 90 napnyi jogosultságot tud a rendszernek adni, ami naponta 4 alkalommal frissíti a banki adatokat, így a könyvelő mindig a legfrissebb számokat látja és biztos lehet benne, hogy nem marad ki egy tétel se. A rendszer a beérkező tételeket itt is automatikusan rögzíti, iktatja és könyvelésre küldi, ahol már csak ellenőrizni kell.

Ezeket a rendszeretek használva a könyvelőknek több idejük maradt tanácsadásra, amely hatalmas pluszt előnyt jelent, és közvetlen pénzáram növelő hatása lehet ügyfelei számára.